Giới thiệu một số kinh nghiệm tư vấn pháp luật cho khách hàng Nhật Bản (Tiếp)

Tư vấn đầu tư và kinh nghiệm làm việc với khách hàng Nhật Bản – Phần 2

 

Thứ tư: Ngược hoàn toàn với cách làm việc và cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật cho khách hàng Hàn Quốc, cách làm việc và cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật cho khách hàng Nhật bản đòi hỏi tính kiên trì, thận trọng, tỉ mỉ và cần có thời gian. Trong Công ty Luật Inteco, những người nóng vội không được bố trí để làm việc với khách hàng Nhật Bản. Nhiều khi chúng tôi phải điên đầu vì một văn bản nhỏ gửi cho khách hàng Nhật Bản, phải chờ cả tuần, cả tháng rồi mới nhận được phản hồi lại, với email hỏi cặn kẽ từng mục, từng câu và thậm chí con chữ. Đa phần nhà đầu tư Nhật Bản muốn biết và hiểu cặn kẽ lý do và cơ sở pháp luật của từng câu trong thư tư vấn pháp luật mà Luật sư gửi. Trong một số lần, chúng tôi gửi hồ sơ thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư, thay đổi đăng ký kinh doanh, khách hàng gửi email lại hỏi cặn kẽ từng điểm một, tại sao phải có thông tin này, tại sao phải trình bày thế kia… trong mẫu đơn đăng ký đầu tư mà Nhà nước Việt Nam ban hành. Có khá nhiều trường được yêu cầu là phải xử lý gấp, xử lý nhanh nhất có thể … nhưng khi Luật sư gửi văn bản thì chính khách hàng Nhật lại là người ngâm lâu nhất, mất nhiều thời gian nhất.

 

Thứ năm: Khách hàng Nhật Bản thường coi trọng yếu tố quy trình và cách thức xử lý rồi mới coi trọng đến kết quả. Với khách hàng Nhật, kết quả là thứ đương nhiên sẽ có nếu quy trình xử lý chuẩn và cách thức xử lý đúng đắn. Nắm được điều này, các Luật sư tư vấn trong Công ty Luật Inteco luôn phải tư vấn cặn kẽ cho khách hàng về quy trình, các bước, trình tự phải trải qua, các tài liệu cần phải chuẩn bị. Nếu kinh nghiệm thực tiễn cho thấy là hồ sơ có thể sẽ gặp trở ngại thì cũng phải chỉ rõ và thông báo với khách hàng ngay từ đầu. Ví dụ: nếu thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi đăng ký kinh doanh, luật quy định là 05 ngày sẽ có kết quả nhưng thực tế có thể gặp vướng mắc này nọ dẫn tới thời gian lấy kết quả lâu hơn, thì Luật sư cũng cần thông báo ngay từ đầu. Khách hàng Nhật bản chấp nhận rủi ro và có thể đồng ý kết quả chậm hơn so với cam kết trong hợp đồng nếu bạn giải trình được điều đó. Luật sư không nên làm theo kiểu qua loa, đại khái và đối phó. Tính hay biến báo và tiền hậu bất nhất của một số Luật sư Việt Nam sẽ là trở ngại trong quá trình làm việc với khách hàng Nhật bản.

 

Thứ sáu: Sự thành thực và độ trung thành của người Nhật Bản rất cao. Đây là một trong những điểm mà Luật sư tư vấn trong Công ty Luật Inteco phải luôn khắc cốt khi tâm. Nhà đầu tư Nhật bản có thể không đòi hỏi quá cao, quá tốt, quá nhanh về chất lượng, nhưng họ đòi hỏi Luật sư phải trung thực. Nếu sai thì nhận sai họ có thể chấp nhận và bỏ qua mà không khiếu kiện và đòi bồi thường. Nếu Luật sư lỡ tư vấn sai và đưa ra giải pháp không chuẩn, thì nên trao đổi lại ngay với khách hàng và xin lỗi, đồng thời đề xuất biện pháp xử lý, không được phép biến báo, đổ lỗi, trốn tránh trách nhiệm. Nếu làm được như vậy, thì dù có sai lầm một vài lần vẫn có khả năng được bỏ qua và tiếp tục giữ được khách hàng. Ngược lại, chỉ cần bị khách hàng Nhật phát hiện thiếu trung thực một lần thì lần sau khó có dịp gặp lại.

Thứ sáu: Tính cộng cộng đồng và tập thể cao và không cần thiết phải có một cá nhân nổi bật. Có một thói xấu của một vài Luật sư tư vấn pháp luật ở Việt nam là đề cao vai trò cá nhân, hay thích chứng tỏ mình và luôn xem người khác thấp hơn mình. Với khách hàng là nhà đầu tư Nhật Bản, điều này có thể coi là một điểm trừ nặng. Trong quá trình làm việc với khách hàng Nhật Bản, chúng tôi nhận ra rằng, họ rất coi trọng tính tập thể và khả năng làm việc tập thể. Mặc dù đề cao và hơi hướng tôn sùng người đứng đầu và chỉ muốn liên hệ với một người đứng đầu, nhưng nếu Luật sư tạo ra một team tốt và có sự cộng tác tốt giữa các thành viên khi xử lý các sự việc với khách hàng Nhật bản thì có khả năng được đánh giá cao và được tin tưởng nhiều hơn.

 

Có thể một số nội dung trên đây của chúng tôi chưa phản ánh hết được những nét đặc thù khi làm việc với khách hàng là người Nhật Bản. Tuy nhiên, với thực tiễn cọ xát của mình, chúng tôi tin rằng, các Luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật TNHH Inteco đã có sự thấu hiểu và vận dụng tốt các hiểu biết của mình về khách hàng Nhật Bản để nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và phục vụ tốt hơn đối tượng khách hàng này.